SK 48: Produktivitet på bibliotek

Rett vei til målet

Det å lage gode indikatorer er krevende. I fjor (2004) skrev jeg artikkelen Når statistikk blir politikk, som en innføring i disse problemene i tilknytning til bibliotekstatistikken.

KOSTRA er et verktøy for å sammenlikne offentlige tjenester på tvers av kommunene. Tanken er fornuftig: lær av de som gjør det bra - og dytt på de som henger etter. Skal KOSTRA fungere etter planen, må tallene både være korrekte og relevante.

En indikator er en pekefinger. Index finger heter det på engelsk. Pekeren sier: gå i denne retningen.

Jeg støtter KOSTRAs grunnleggende ide: å måle for å sammenlikne og å sammenlikne for å forbedre. Men jeg har kritisert bruken av indikatoren utlån pr. årsverk. Den peker i feil retning.

De som legger hovedvekten på denne indikatoren, sier at folkebibliotekene bør maksimere utlånet - framfor å tilby barn, ungdom, studenter og voksne et sted å lese, utforske, studere eller møte andre mennesker. Eller å utvikle nye nettbaserte tjenester.

De sier implisitt: bli en utlånskiosk! Det er bare utlånet som teller.

Hold balansen!

Alle styringsindikatorer peker i en eller annen retning. For å styre fornuftig, trenger vi å se på flere indikatorer samtidig. En bedrift som bare maksimerer profitt, vil neppe ta vare på arbeidsmiljøet.

Et bibliotek som sørger for at alt er pinlig korrekt - vil få problemer med responstiden. En skoleelev vil heller ha et brukbart svar i dag enn et perfekt svar om tre uker - lenge etter at oppgaven er levert. Livet dreier seg ikke om å maksimere, men om å balansere.

Begrepet balansert målstyring fanger opp denne tanken. Vi har flere mål samtidig - og må fordele våre ressurser slik at helheten henger sammen.

Ideen kommer fra næringslivet, men blir også tatt i bruk i offentlig sektor. Ett av poengene med balansert målstyring er at de aktuelle etatene selv foreslår indikatorer. Det er et viktig poeng, som åpner for reell og meningsfull innflytelse på det statistiske styringssystemet.

I dag inneholder KOSTRA så lite informasjon om folkebibliotekene at det ikke er mulig å bruke KOSTRA-tallene på en fornuftig måte. I slutten av september 2005 skrev jeg Den store ønskelisten med konkrete forslag til forbedringer.

Kan vi måle offentlig produktivitet?

Forrige uke fikk jeg en interessant henvendelse, som gjør det naturlig å ta diskusjonen videre. En større norsk kommune har nemlig bedt folkebiblioteket foreslå en indikator for produktivitet.

Nå er produktivitetet mangesidig begrep. En produktiv forsker skriver mange artikler - men trenger jo ikke måle innsatsen i penger. Det har god mening å definere forskerens produktivitet som artikler pr. år.

Det den aktuelle kommunen er ute etter, er "kostnad per enhet". Jeg regner med at kostnaden skal måles i kroner - og da er det snakk om økonomisk produktivitet. Spørsmålet blir:

1. Har det mening å snakke om bibliotekets økonomiske produktivitet?
2. Hvordan skal denne produktiviteten måles?

Jeg svarer ja på det første spørsmålet. Det har mening å stille spørsmålet. Det er mulig å vurdere biblioteket i et nøkternt økonomisk perspektiv. Får vi - dvs. kommunen, innbyggerne og skattebetalerne - valuta for pengene?

Men fordi bibliotekets virkninger er mangesidige, og oppstår i tett samspill med resten av lokalsamfunnet, er det vanskelig å måle produksjonen. Dette var jo bakgrunnen for Svanhild Aabøs doktoravhandling nå i vår.

I stedet for å tallfeste produksjon, spurte hun kommunens innbyggere om hva de var villige til å bruke på biblioteket. Svaret var svært positivt sett fra bibliotekenes side: hver krone investert ga en opplevd gevinst på fire kroner.

Det aktuelle biblioteket kan imidlertid ikke nøye seg med å si: dette er for vanskelig å måle. De kan heller ikke bruke Aabøs metoder - som er teknisk krevende og forutsetter kostbar datainnsamling i form av intervjuer. Enkle, systematiske målinger - av typen KOSTRA - er på vei inn, enten vi liker det (sjelden) eller ikke (ofte).

Forslag til indikatorer

Bibliotekets oppgave blir da å finne fram til en brøk K/E, der telleren K er bibliotekets kostnader og E er antall enheter biblioteket produserer. Siden vi holder oss innenfor en enkelt kommune, trenger ikke denne indikatoren bygge på de ganske få variablene (utlån, årsverk, regnskap, ...) som er med i KOSTRA.

Kostnad per enhet brukes til sammenligning med seg selv over tid. Sammenligning med andre kommuner benyttes KOSTRA nøkkeltall.

Den aktuelle kommunen har også en fornuftig tilnærming til bibliotekets deltakelse i utviklingsarbeidet. Den sier at det er viktig å velge en indikator som oppfattes som rettferdig og som tjenestestedene (biblioteket) har mulighet for å påvirke.

Vi trenger en K og vi trenger en E. La oss starte med E-en, som på en eller annen måte skal fange opp antall produserte enheter.

Folkebibliotekene tilbyr sine tjenester på to måter: gjennom det fysiske biblioteket og gjennom sitt nettsted. Den fysiske tilgangen bestemmes av åpningstida. Den virtuelle tilgangen er stort sett ubegrenset i tid (24/7/365), men begrenset av hva som finnes på nettstedet.

Vi har imidlertid ett viktig unntak. Chattekanalen i Biblioteksvar er en virtuell tjeneste med begrenset åpningstid (Mandag–fredag kl. 10–16).

Det fysiske biblioteket tilbyr to typer tjenester: aktiviteter på stedet og utlån som tas med hjem. Det betyr at folkebiblioteket - i et økonomisk perspektiv - stiller med tre separate produkter:

1. virtuelle tjenester - som er tilgjengelige hvor som helst
2. besøkstjenester - som bare er tilgjengelige inne på biblioteket
3. utlån - som normalt hentes på biblioteket, men som brukes hjemme
   

Bibliotekets ressurser, enten vi snakker om personalet, plassen, mediene eller budsjettet, må fordeles på disse tre hovedoppgavene. Vi kan alltid maksimere en av dem ved å fjerne de to andre. Men da driver vi i praksis ubalansert målstyring.

I dag blir folkebibliotekenes utlån preget av spenningsbøker. Mer enn halvparten av de hundre bøkene på utlånstoppen er grei underholdningslitteratur: Holt og Lindell, Brown og Mankell.

Det er sikkert samfunnsøkonomisk lønnsomt at vi slipper å kjøpe disse bøkene. Men dersom folkebibliotekene også skal bidra til refleksjon og læring, til fellesskap og kulturell produksjon, bør de oppfordres til å maksimere andre ting enn det rene utlånet.

Åpningstid

Ethvert bibliotek kan altså sies å bruke personalressurser på å produsere åpningstid - som vi vet er en viktig størrelse for brukerne. Men alle timer er ikke like verdifulle. Et bibliotek som holdt oppe fra kl. 2400 til 0600 hver natt, ville neppe bli særlig populært.

Når det gjelder åpnimgstid, har dessuten publikum og bibliotekets ansatte ofte ulike interesser. De fleste mennesker ønsker å følge den "normale" dags- og ukesrytmen: jobbe om formiddagen fra mandag til fredag - og disponere sin tid som de vil resten av uka.

Siden folkebiblioteket i stor grad brukes av folk i deres fritid, og brukeren skal stå i sentrum, forventer jeg et økende press på biblioteket om å holde åpent på ettermiddager, kvelder og i helgene. Det som passer godt for publikum, kan lett gi ubekvem arbeidstid for de ansatte.

Innenfor en enkelt kommune kan vi fange opp slike momenter ved å vekte timene. Vi kan for eksempel si at

1. hver formiddagstime teller som EN tidsenhet
2. ettermiddagstimer (f.eks 17-21) og lørdag formiddag (f.eks 09-17) teller som 1,25 tidsenhet
3. lørdag ettermiddag (17-21) og søndag formiddag teller som 1,5 tidsenheter

Utlån og besøk

Åpningstida forteller i seg selv ingenting om aktivitetene rundt biblioteket. Utenfor Norge har jeg sett storslåtte bibliotek der personalet bare satt og ventet - men også yrende myldring av folk i pinetrange lokaler.

I forrige århundre - det tjuende etter keiser Augustus - ble utlånet betraktet som det viktigste uttrykk for folkebibliotekets bidrag til kunnskap og kultur. I dette århundre - det tjueførste - tror jeg besøkstallene blir viktigere for å bedømme bibliotekenes inndsats.

Det gjelder både de som stikker innom biblioteket som et praktisk sted i hverdagen - og de som flyr på vevens vinger til det sømløse biblioteket via nærmeste PC eller mobiltelefon.

Men la oss starte med utlånet. Fra 1945 til 1990 ble folkebibliotekenes samlede utlån av bøker femdoblet. Deretter sank det fram til 2002. Det kom et bitte lite oppsving i 2003 og 2004. På grunn av den store etterspørselen etter elektroniske og digitale media, har imidlertid det samlede utlånet fortsatt å stige. Også utlånet per innbygger har økt litt.

Fra 2003 til 2004 steg bokutlånet med 0,5 prosent, det vil si likt med befolkningsveksten, mens utlånet av nye media økte med 13 prosent.

Mange kommuner har lagt stor vekt på utlån per årsverk. Det betyr i praksis at alle enheter teller likt. Lindells Rødhette og Stendhals Rødt og svart kommer ut på ett. The invisible man av H.G. Wells veier det samme som Usynlig, Albert Åberg.

Antall lån gir derfor et svært overfladisk bilde av hva lånerne sitter igjen med der ute i samfunnet. Krim får tiden til å gå. Klassikere får tiden til å stå stille. Da får sjelen arbeidsro.

Dagens biblioteklov legger vekt på "kvalitet, allsidighet og aktualitet". Det er lett å få brukerne til å velge aktuelle bøker - dersom de er inne. Det krever større innsats å bidra til kvalitet og allsidighet.

Dersom bibliotekets hensikt er å øke utlånet - og alle enheter teller likt - bør sjefen instruere staben om å satse maksimalt på medier og sjangre som vi vet er etterspurt. Det betyr å bruke innkjøpsbudsjettet - det som måtte være igjen etter siste slankekur - til å anskaffe dataspill, DVD-filmer, lydbøker, populære barnebøker og kriminalromaner.

Men det var neppe meningen med KOSTRA. Økonomisk sett har bibliotekene samme problem som sykehusene. Hvis et sykehus får betalt per operasjon - enten det dreier seg om liktær eller hjernesvulst - vil fristelsen til å spesialisere seg på fotenden være stor.

Kvalitetsutlån

Skal utlånet først brukes som et produksjonsmål, virker det derfor rimelig å vekte det som lånes ut. Kvalitetsutlån bør favoriseres - slik at biblioteket blir belønnet for å følge den overordnede instruksen : å satse på kvalitet og allsidighet.

Jeg ser for meg mange morsomme diskusjoner om hvordan ulike bøker og medier skal vektes. Men problemet er velkjent i universitetskretser. Vi kan lære mye av de nye systemene for vurdering av vitenskapelig publisering..

Og ikke minst den intense debatten rundt systemene. Statistikk er politikk. En indikator blir en diktator: dette må du gjøre for å bli anerkjent.

Når akademiske publikasjoner kan vektes - og deretter telle i budsjettsammenheng - må vi også kunne lage systemer for å vekte mer populære tekster.

Hvis standard måleenhet er EN Åberg, kan vi kanskje sette en norsk krim lik fem Åberg. Tyngre verker måles i Strindberg. Det kan passe bra å sette en Strindberg lik to krim, slik at ti Åberg blir lik en Strindberg.

Jeg kan allerede høre framtidas nyheter for mitt indre øre:

Oslo Børs & Verdensbibliotek, tekster og konsultasjoner. Kursen på Peer Gynt tok seg opp fra 12 til 13 Åberg i går. Den voksende japanske etterspørselen kan bringe verdien ennå høyere. Hamlet kjøper 2,2 - selger 2,1 Strindberg. All omsetning av Dan Brown er stoppet inntil videre - Amazon mistenkt for dumping.

Besøk i tall og tid

Jeg har antydet at vi i framtida bør se mer på hvordan brukerne utnytter biblioteket enn på utlånet i og for seg. Det aller enkleste målet er selvsagt antall fysiske besøk. Tar vi hele befolkningen under ett, ligger dette tallet på ca. fem besøk per år. Dersom vi skiller mellom brukere og ikke-brukere, forteller statistiske utvalgsundersøkelser at

1. at halvparten av befolkningen ("brukerne") er innom et folkebibliotek hvert år
2. at brukerne gjennomsnittlig besøker biblioteket ti gsanger i året

Andre studier antyder at minst halvparten av bibliotekbesøkene ikke dreier seg om å låne, men om å oppleve eller foreta seg noe på biblioteket. Etter hvert som bøker blir billigere, og mye annen informasjon blir tilgjengelig på nettet, får de fysiske folkebibliotekene større betydning som sosiale arenaer.

De blir internettkafeer for innvandrere og pauserom for voksne. De blir tilholdssteder for barn og læringssentre for studenter. Det leses og læres, spilles og lekes. De fungerer som bortekontor for turister og som mediaverksteder for ungdom. Det snakkes og skrives, vitses og vises fram.

Antall besøk

Antall bibliotekbesøk i løpet av året kan gi et første bilde av våre nye måter å bruke biblioteket på. Målingen kan ha sine tekniske problemer - de ser jeg bort fra i denne runden. Bibliotekstatistikken forteller om klare forskjeller mellom store og små bibliotek når det gjelder bruk på stedet.

I de større kommunene, fra femten tusen innbyggere og oppover, ligger besøkstallet på 5,7 pr. innbygger. Utlånet ligger også på 5.7. Her er det altså i gjennomsnitt ett utlån pr. besøk.

Det betyr i praksis at minst halvparten av besøkene ikke dreier seg om utlån. Folk kommer til biblioteket av andre grunner.

I de mindre kommunene, fra 3 til 15 tusen unnbyggere, var det 4,1 besøk pr. innbygger. Her lå utlånet på 5,2. Det tilsvarer 1,3 utlån pr. besøk. I de aller minste kommunene, med under tre tusen innbyggere, er det 3,6 besøk og 5,7 utlån pr. innbygger. Det tilsvarer 1,6 utlån pr. besøk.

Jo større kommunen er, jo større er altså besøkstallet i forhold til utlånstallet. Det tyder på at de store bibliotekene også er viktige som oppholds-, møte- og arbeidssteder.

Her har vi bare sett på gjennomsnittstall for store grupper av bibliotek. Tallene forteller ingen ting om den enkelte kommune. Det finnes mange små bibliotek som er godt besøkt og har et rikt tilbud av aktiviteter på stedet. Andre fungerer mer som utlånsstasjoner.

Det som generelt er viktig, er å ta like mye hensyn til besøkstall som til utlånstall. De beskriver hver sin del av bibliotekets profil.

Besøkstid

For å vurdere bibliotekets nytteverdi, burde vi helst målt de langsiktige konsekvensene av bibliotekbruk utenfor biblioteket - to, ti, tjue år etter at brukerne første gang krysset terskelen til bokas hellige haller. Foreløpig må vi nøye oss med enklere data.

Der det er enkelt å bruke besøkstellere, er det noenlunde greit å måle besøkstallet. Måleenheten = antall besøk. Men dette tallet forteller ingen ting om hvor lenge folk oppholder seg på biblioteket, og slett ingen ting om deres aktiviteter - hva de faktisk gjør - i bibliotekrommet.

Det er fullt mulig å registrere dette også. Med litt arbeidsinnsats kan vi finne ut hvor mange timer våre brukere tilbringer på biblioteket. Med litt mere arbeidsinnsats kan vi også kartlegge hva de holder på med.

Trafikktelling kaller danskene det:

Trafiktællingen fortæller historien om dagligdagen på det danske folkebibliotek anno 2004, og den præsenterer ny viden om hvor længe brugerne opholder sig på biblioteket, og hvilke bibliotekstilbud de benytter. ... .

Baggrunden for trafiktællingen var en undren over udviklingen i biblioteksstatistikken. Her fortæller de tørre tal at antallet af besøg i bibliotekerne stiger, mens antallet af lån og lånere falder/stagnerer.

En sådan udvikling afføder nysgerrige spørgsmål om hvad de besøgende så egentlig foretager sig når de ikke låner materialer.

I Danmark ble trafikktellingen gjennomført som en større, frittstående undersøkelse. Jeg tror en tilsvarende undersøkelse i Norge kunne være nyttig både i strategidebatten og i planleggingen ved de enkelte folkebibliotekene.

Men det er også fullt mulig for de fleste bibliotek å lage nyttige trafikkanalyser - etter en standardisert og enkel oppskrift - helt på egen hånd. Her vil jeg bare skissere en minimumsoppskrift.

Finn besøkstimene

Velg ut et håndterbart antall telledager gjennom et bibliotekår. Dagene må ha god spredning på ukedager og årstider. De må fastlegges i forkant, fortrinnsvis ved en mekanisk prosedyre, slik at vi ikke blir fristet til å velge de hyggeligste tidene med mye besøk.

Et eksempel: Start med første mandag etter 1. januar. La en person gå raskt gjennom bibliotekets lokaler - en gang i timen - og tell antall brukere. La oss si biblioteket holder oppe fra 1000-1700 denne dagen, og at tellingene foretas kl. 1030, 1130, ... , 1630.

Summen av de sju tallene vil da - sånn omtrent - være lik antall besøkstimer på biblioteket denne første mandagen. Gjør det samme hver femtende dag gjennom resten av året.

Da får du en serie besøkstimer for mandager, tirsdager, osv. - inkludert søndager, hvis biblioteket har søndagsåpent. Beregn gjennomsnittet for de ulike ukedagene - og anvend dem på alle dager biblioteket har hatt åpent. Summen blir antall besøkstimer gjennom hele året.

Det finnes enkle teknikker for å trekke mer informasjon ut av disse tallene. Men slike detaljer får vente til det kommer noen som vil ta denne metoden i bruk.

Hva med produktiviteten?

Det har god mening å si at antall besøkstimer er et viktig uttrykk for bibliotekets produksjon av tjenester. Biblioteket kan påvirke besøkstida på flere ulike måter:

• ved lengre åpningstid
• ved bedre tilpasset åpningstid,
• ved å utvikle nye tjenester på biblioteket
• ved å rekruttere nye grupper inn i biblioteket
• ved styrket markedsføring (gitt at produktet holder mål ...)
• og på mange andre måter
  

Skal vi beregne produktiviteten (K/E), må vi kople produksjonen - i dette tilfelle antall besøkstimer - til de ressursene som brukes for å "produsere" mange og lange besøk.

Besøkstid fanger opp mye av det som skjer ved et bibliotek. Mange slags ressurser er relevante for å trekke folk inn i huset: vennlig og kyndig personale, hyggelige lokaler, godt teknisk utstyr, "riktige" åpningstider, osv.

Men hvis biblioteket - la oss si - samtidig utvikler et nettsted for skoleungdom, digitaliserer lokalhistorisk materiale og deltar i den nasjonale spørretjenesten Biblioteksvar, bruker den ressurser som ikke kan anvendes til å forlenge åpningstida.

Bibliotekets utadrettede digitale tjenester representerer en annen produksjonslinje. Disse tjenestene kan også vurderes økonomisk, men det vil kreve andre indikatorer.

Det samme gjelder i noen grad utlånet. Hvis biblioteket bruker mediebudsjettet til å anskaffe lettlest krim, herregårdsromaner og populære videoer, vil mange brukere bare stikke raskt innom. Det leses mye på biblioteket - men her leser folk andre medietyper enn hjemme i godstolen: aviser og tidsskrifter, atlas og tegneserier, dataspill og svære billedbøker.

Jeg sier forsøksvis: biblioteket disponerer et antall årsverk N. Noen av disse er allokert til (bundet opp i) aktiviteter som ikke - eller i svært liten grad - påvirker besøket.

La oss si at biblioteket bruker U årsverk til å sørge for utlånsvirksomheten og V årsverk til å utvikle sine virtuelle tjenester. Da vil S = N - U - V være de årsverkene som kan brukes til tjenester på stedet - som veiledning og opplæring, bokprat og eventyrstund, møter og utstillinger.

La B være antall besøk og Bt være antall besøkstimer i et regnskapsår. Da er produktiviteten i forhold til antall besøk (en svært grovmasket størrelse):

Besøk pr. årsverk = B/S

Bruker vi besøkstimer (og tar oss bryet med å måle dem) får vi en atskillig mer relevant indikator for produktivitet:

Besøkstimer pr. årsverk = Bt/S

Til slutt: ingen ting av dette kan gjøres helt mekanisk. Vi er ikke lenger i Taylors og samlebåndets tid.

Tyske Ulla Wimmer holdt et glimrende foredrag om indikatorutvikling som politisk prosess på en satellittkonferanse i Bergen rett før IFLA 2005. Jeg takket henne etterpå. All fornuftig bruk av statistikk i arbeidslivet forutsetter en samtale- og en refleksjonsprosess, der de som måler og de som måles avklarer hva som skal gjøres og hvorfor.

Ressurser

1. Tord Høivik (2004). Når statistikk blir politikkk
2. - (2005). Den store ønskelisten
   
3. Ulla Wimmer (Kompetenznetzwerk für Bibliotheken beim Deutschen Bibliotheksverband e.V ) (2005). The strategic dimensions of performance measurement. Abstract